시차 나는 회의 시간 잡는 법: 서울·런던·밴쿠버 실전 예시

1단계: 모두의 근무 시간을 UTC로 옮기기

세 도시의 시계를 머릿속에 동시에 띄우려다 보면 회의가 새벽 5시에 잡힙니다. 믿을 만한 방법은 각자의 근무 시간을 하나의 기준, UTC로 바꿔 놓고 어디가 겹치는지 보는 것입니다. 서울·런던·밴쿠버에 흩어진 팀이 2026년 10월 15일 목요일에 통화를 잡는다고 하고, 모두 현지 시각 9시부터 17시까지 일한다고 하겠습니다.

• 서울은 한국 표준시 UTC+9이고 서머타임이 없으므로 9:00–17:00은 UTC 00:00–08:00입니다.
• 런던은 영국 서머타임 UTC+1이므로 9:00–17:00은 UTC 08:00–16:00입니다.
• 밴쿠버는 태평양 서머타임 UTC−7이므로 9:00–17:00은 UTC 16:00–00:00입니다.

나란히 놓으면 세 구간이 하루 24시간을 한 치의 겹침도 없이 정확히 나눠 갖습니다. 서울의 퇴근이 UTC 08:00에 런던의 출근과 맞닿고, 런던의 퇴근이 UTC 16:00에 밴쿠버의 출근과, 밴쿠버의 퇴근이 UTC 자정에 서울의 다음 날 출근과 맞닿습니다. 세 사람이 모두 책상에 앉아 있는 시각은 없습니다. 이것은 일정 조율의 실패가 아니라 지리이고, 플래너가 먼저 할 일은 그 사실을 분명히 보여 줘서 진짜 질문으로 넘어가게 하는 것입니다.

2단계: 누가 얼마나 양보할지 정하기

근무 시간 안에서 되는 시각이 없으니 누군가는 이른 아침이나 늦은 밤에 통화를 받아야 합니다. 후보는 각각 UTC의 한 순간이고, 달라지는 것은 누가 부담을 지느냐뿐입니다.

• UTC 14:00: 서울 오후 11시, 런던 오후 3시, 밴쿠버 오전 7시. 런던은 편하고, 밴쿠버는 이르고, 서울은 밤늦은 시각입니다.
• UTC 23:00: 서울 금요일 오전 8시, 밴쿠버 오후 4시, 런던 자정. 둘에게는 괜찮지만 런던에는 불가능합니다.
• UTC 07:00: 서울 오후 4시, 런던 오전 8시, 밴쿠버 자정. 밴쿠버에 불가능합니다.

이 중 UTC 14:00만이 한 사람을 깨뜨리지 않고 두 사람을 조금씩 늘리는 선택입니다. 매주 하는 회의라면 공정한 방식은 돌아가며 맡는 것입니다. UTC 14:00과 서울에 편한 짝 회의를 번갈아 하거나, 서울 쪽의 늦은 밤 부담을 두 사람만의 싱크로 옮겨서 매주 밤 11시에 깨어 있지 않게 합니다. 순번은 적어 두세요. 누구 차례인지 기억하는 사람은 없습니다.

3단계: 플래너에게 점수를 맡기기

회의 플래너는 같은 계산을 하루의 30분 단위마다 전부 하고 결과를 순위로 보여 줍니다. 도시 목록이 13개뿐이라 1년 내내 같은 시각을 쓰는 도시로 대신합니다. 서울은 도쿄, 밴쿠버는 로스앤젤레스로 넣고 런던은 목록에 있습니다. 참가자 셋을 '원하는' 시간이 아니라 '감수할 수 있는' 근무 시간으로 추가합니다. 도쿄 09:00–23:00, 런던 09:00–17:00, 로스앤젤레스 07:00–17:00. 날짜는 2026-10-15, 회의 시간은 1시간으로 둡니다.

브라우저가 한국 시간이라면 첫 번째 추천은 오후 11:00 GMT+9이고, 참가자별 줄에 런던 오후 3:00, 로스앤젤레스 오전 7:00이 표시됩니다. 등급은 '매우 좋음'이 아니라 '좋음'입니다. 플래너는 전원이 현지 시각 10:00부터 15:59 사이에 들 때만 '매우 좋음'을 주는데, 누군가 근무 시간을 늘린 슬롯은 그 조건을 만족할 수 없기 때문입니다. 알아 둘 점 두 가지. 채점은 시작 시각만 보므로 긴 회의는 끝나는 시각을 직접 확인해야 하고, 근무 종료 시각은 포함되므로 17:00까지 일하는 사람은 17:00에 시작하는 회의에 참석 가능한 것으로 계산됩니다. 캘린더에 추가는 설명에 참가자 목록이 들어간 Google 캘린더 일정을 여는데, 제목이 "팀 회의"이니 저장 전에 고치세요.

서머타임 함정

한국은 시계를 돌리지 않습니다. 영국과 EU는 2026년 10월 25일에 서머타임을 끝내고, 미국과 캐나다는 일주일 뒤인 2026년 11월 1일에 끝냅니다. 그래서 10월에 합의한 주간 회의는 11월에 누군가에게는 시각이 바뀌고, 누가 바뀌느냐는 반복 일정이 누구의 캘린더에 고정되어 있느냐에 달려 있습니다.

반복 일정이 밴쿠버 오전 7시에 고정되어 있다고 해 보겠습니다.

• 10월 15일: 런던 오후 3시, 서울 오후 11시.
• 10월 29일(런던은 이미 GMT로 돌아갔고 밴쿠버는 아직 서머타임): 런던 오후 2시, 서울 오후 11시.
• 11월 5일(둘 다 표준시): 런던 오후 3시, 서울 자정, 날짜로는 금요일 0시.

런던 오후 3시에 고정하면 서울은 10월 29일부터 자정이 되고, 밴쿠버는 한 주 동안 오전 8시였다가 7시로 돌아옵니다. 서울 오후 11시에 고정하면 서쪽 참가자들이 변화를 떠안습니다. 11월부터 밴쿠버는 오전 6시, 런던은 10월 29일부터 오후 2시입니다. 기준이 되는 사람은 시각을 지키고, 나머지가 움직입니다. 그 기준을 의도적으로 정하고, 시계가 바뀐 뒤 첫 주에는 플래너를 다시 돌려 보세요. 주의할 날짜는 2026년 10월 25일과 11월 1일, 그다음은 2027년 3월 14일·3월 28일·10월 31일·11월 7일입니다. 호주는 반대 방향이라 2026년 10월 4일에 서머타임을 시작해 2027년 4월 4일에 끝냅니다.

노쇼를 막는 예절

• 모든 시간대의 시각을 요일과 함께 적으세요. "목 오후 11:00 KST / 목 오후 3:00 BST / 목 오전 7:00 PDT"라고 쓰면 변환할 것이 남지 않습니다. 날짜 변경선을 넘으면 요일 자체가 달라지므로 요일을 꼭 넣습니다.
• 캘린더 초대를 보내세요. 초대는 하나의 순간을 저장하고 각자의 캘린더가 자기 시간대로 보여 줍니다. 반복 초대는 서머타임이 바뀔 때 주최자의 시간대를 따라가는데, 그것이 바로 위의 함정이므로 어느 시간대가 기준인지 설명에 적어 두세요.
• 시간대 없는 시각은 쓰지 마세요. 세 나라에 보내는 메일의 "3시"는 답이 아니라 질문입니다.
• 둘이서 하는 통화라면 상대방 시간대의 시각을 먼저 제시하세요. 내가 한 번 변환하면 상대는 세 번 변환할 필요가 없어집니다.
• 한 번 바뀌는 일정은 변환기로 확인하세요. 회의가 하루 옮겨지면 시간대 변환기에 새 날짜를 넣어 돌려 보세요. 오프셋은 입력한 날짜를 따릅니다. 지금 이 순간 각자의 시각이 궁금할 때는 세계 시계가 빠릅니다.

분산된 팀의 일반적인 습관은 시간대를 넘어 회의 잡는 법에 정리되어 있습니다. 근무 시간이 전혀 겹치지 않는 세 도시라는 이 문제의 답은 늘 같습니다. 근무 시간을 UTC로 늘어놓고, 가장 덜 아픈 순간을 고르고, 부담을 돌아가며 지고, 시계가 바뀐 다음 주에 다시 확인하는 것입니다.

무료 회의 플래너 열기 — 참가자의 도시와 근무 시간을 넣으면 순위가 매겨진 시간대를 내 현지 시각으로 읽을 수 있습니다.